Miten CMADFI on järjestetty eri vuosina

​

Olen nyt neljättä kertaa järjestämässä CMADFI-tapahtumaa.

Ensimmäisellä kerralla, vuonna 2012, tapahtuma polkaistiin pystyyn noin 3 viikon varoajalla ja saimme Tampereen teknilliselle yliopistolle päivän aikana noin 15 henkilöä. Laatu kuitenkin korvasi määrän ja ensimmäisen kerran osallistujien kanssa valmistelimme seuraavaa tapahtumaa lähes vuoden verran ja Tampereen Rosendahliin kokoontui vuonna 2013 noin 150 yhteisömanageria. TTY:n SOITA-hanke oli kahdessa ensimmäisessä tapahtumassa vahvasti mukana, mikä takasi meille myös suuren organisaation tuen. 

Vuoden 2014 tapahtuman järjestelytouhu yski vähän: TTY:n Soita-hanke, jonka kautta olin 2 ensimmäistä kertaa järjestänyt, oli päättynyt, emmekä löytäneet ketään, joka olisi voinut ottaa osana työtään vetovastuun tapahtuman järjestämisestä. Vasta lokakuussa 2013 tein päätöksen: hyvä on, minä otan vastuun, olenhan koko tapahtuman Suomeen tuonutkin. Päätoimisena yrittäjänä minun piti harkita erityisen tarkasti, lähdenkö mukaan näin isoon pro bono -toimintaan. Muutamassa kuukaudessa saimme aikaan tapahtuman, jonka suosio oli melkoista: kahdessa päivässä 200 henkilölle suunniteltu tapahtuma tuli täyteen. Lopulta HAMK:in tiloihin Hämeenlinnaan kokoontui 210 yhteisömanageria. Tilaa olisi ollut 250:lle ja ilmoittautuneitakin oli 270, mutta viime hetken peruutusten ja jonon hallinta oli lievästi sanoen haastavaa Google Driven kautta... 

Vuoden 2015 tapahtumaa on jälleen suuniteltu vuoden verran. LAMK oli hyvin hereillä ja tarjosi meille paikaksi Fellmanniaa jo tammikuun CMADFI:a seuranneella viikolla(!). Pari viikkoa sitten kävin katsastamassa paikan ja olin pudottaa silmät päästäni: Fellmannia on paikkana niin hieno, että tästä on ehkä jo vähän vaikea parantaa.

Ihmettelette ehkä, mitä pääjärjestäjän vastuisiin kuuluu. Tammikuun jälkeen olen

  • järjestänyt kuukausittain palavereja vapaaehtoisjärjestäjien kanssa
  • kontaktoinut useita potentiaalisia sponsoreita ja saanut mukaan sen verran sponsoreita, että tapahtuman budjetti oli turvattu jo keväällä 2014
  • konseptoinut uuden sponsorimallin: Kahvituntisponsorit
  • ylläpitänyt keskustelua Facebook-ryhmässämme, esimerkiksi tänä syksynä pyysin ryhmäläisiltä ehdotuksia siitä, millaisia puhujia tai puheenaiheita he haluaisivat mukaan
  • kontaktoinut puhujat ja sopinut heidän kanssaan otsikot
  • tiedottanut ja markkinoinut tapahtumaa
  • suunnitellut nettisivuja Flocklerin Tonin kanssa
  • johtanut projektia

Se, mikä erottaa tämän tapahtuman edellisistä on LAMK:in suuri panos: he ovat olleet mukana alusta asti tapahtumaa suunnittelemassa ja ovat ottaneet hoitaakseen mm. ilmoittautumisen, mikä oli viime kerralla aikamoinen hässäkkä Google-lomakkeen kautta hallinnoitavaksi. 

Jos sinäkin haluat mukaan tapahtumaa järjestämään, liity ryhmäämme nyt!

Tammikuussa tavataan, Lahdessa tai verkkostriimissä!

comments powered by Disqus